1. Wie zijn wij?
Webotique, een Belgische eenmanszaak, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- Ondernemingsnummer (KBO): in te vullen
- BTW-nummer: in te vullen
- Adres: in te vullen
- E-mail: contact@webotique.com
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Via het contactformulier
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (optioneel)
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Inhoud van je bericht
Via het aanmeldformulier
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam en functie (optioneel)
- E-mailadres en telefoonnummer
- Adres (straat, postcode, gemeente)
- KBO-nummer en BTW-nummer (optioneel)
- Gekozen pakket en projectinformatie
- Eventuele berichten of opmerkingen
Bij start van een abonnement
- IBAN (voor SEPA-domiciliëring, verwerkt door betaalprovider Mollie)
- Factuurgegevens
Automatisch verzamelde technische gegevens
Onze website verzamelt momenteel geen analytische of tracking cookies. We gebruiken enkel strikt noodzakelijke functionele opslag voor de werking van de site (bv. om te onthouden of je menu open- of dichtgeklapt is).
3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?
- Beantwoorden van je vragen via het contactformulier.
- Uitvoeren van overeenkomsten — websites en chatbots leveren, abonnementen administreren, facturatie.
- Klantenbeheer — communicatie tijdens en na een project.
- Wettelijke verplichtingen — fiscale bewaarplicht van facturen en boekhoudkundige documenten.
4. Op welke rechtsgrond?
De verwerking gebeurt op één van volgende wettelijke gronden:
- Toestemming — wanneer je een formulier invult en bevestigt.
- Uitvoering van een overeenkomst — voor het leveren van de gevraagde diensten.
- Wettelijke verplichting — boekhouding en BTW-aangifte.
- Gerechtvaardigd belang — beveiliging van onze site en beperking van misbruik.
5. Hoelang bewaren wij je gegevens?
- Contactformulier-inzendingen: maximum 24 maanden na laatste contact.
- Klantgegevens en facturen: 7 jaar conform de Belgische fiscale bewaarplicht.
- Aanmeldingen zonder gevolg: maximum 12 maanden.
6. Met wie delen wij je gegevens?
Wij delen je gegevens enkel met externe partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, en steeds onder strikte verwerkersovereenkomsten:
- Google Workspace (Google Ireland Ltd.) — voor het beheer van onze e-mail (contact@webotique.com).
- Netlify (Netlify Inc.) — voor de hosting van deze website en het verwerken van formulier-inzendingen.
- Mollie B.V. — voor het verwerken van online betalingen en SEPA-domiciliëringen.
- Boekhouder — voor de wettelijke verwerking van facturen.
Wij verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden voor marketingdoeleinden.
7. Worden je gegevens buiten de EU verwerkt?
Een aantal van onze dienstverleners (zoals Google en Netlify) kunnen gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. Wij zorgen ervoor dat deze partijen passende waarborgen bieden, zoals de modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.
8. Hoe beveiligen wij je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:
- Versleutelde verbinding (HTTPS) op de hele website.
- Beveiligde toegang tot onze systemen met sterke wachtwoorden en tweestaps-authenticatie waar mogelijk.
- Beperkte toegang tot gegevens — enkel Webotique heeft toegang.
- Regelmatige back-ups en updates van onze software.
9. Welke rechten heb je?
Onder de AVG/GDPR heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage — opvragen welke gegevens we van je hebben.
- Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten verbeteren.
- Recht op verwijdering — je gegevens laten verwijderen (binnen wettelijke grenzen).
- Recht op beperking — vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten.
- Recht op overdraagbaarheid — je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen specifieke verwerkingen.
- Recht om toestemming in te trekken — wanneer de verwerking op toestemming berust.
Stuur ons hiervoor een mail naar contact@webotique.com. Wij reageren binnen één maand.
10. Klacht indienen?
Ben je niet tevreden over hoe wij omgaan met je gegevens? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
11. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Webotique kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen we onze actieve klanten per e-mail op de hoogte.
Heb je vragen over dit privacybeleid of over hoe wij omgaan met je gegevens? Stuur ons gerust een mail naar contact@webotique.com — we beantwoorden privacy-vragen altijd binnen vijf werkdagen.
